AC010201 We organiseren onze interne werking op een effectieve en efficiënte manier

We optimaliseren onze processen en structuren zodat taken snel en correct worden uitgevoerd. We zetten in op regelmatige evaluatie en sturen bij waar nodig. Dit draagt bij tot een betere dienstverlening en tot een verantwoorde en ethische inzet van middelen.

Voor de opvolging van deze actie rapporteren we over de uitvoering van het actieplan organisatiebeheersing. Dit actieplan werd op 16 september 2024 goedgekeurd voor de periode 2024-2027.  In het tweede kwartaal van 2027 vindt opnieuw een  zelfevaluatie plaats, waarna een nieuw actieplan voor 3 jaar wordt opgesteld.

Volgende acties vonden plaats rond de aangeduide prioritaire thema's:

Thema: doelstellingenbeheer

• Het proces "opmaak meerjarenplan" werd uitgebreid geëvalueerd.  Er werd een open evaluatiegesprek gevoerd op het schepencollege en op het managementteam. Het directiecomité van het AGB kreeg de kans om via mail bevindingen te delen. De deelnemers aan de inspiratiesessies en de medewerkers die financiële bijdragen leverden werden via een online Forms bevraagd.  De conclusies van deze oefeningen worden meegenomen naar de opmaak van het volgende meerjarenplan in 2031.
• Actie-eigenaars kregen toelichting en gingen voor de eerste keer aan de slag om in Pepperflow een statusupdate van hun acties te geven. 
• De aanpak en timing voor de eerste aanpassing van het meerjarenplan werden afgesproken.

Thema: procesmatig werken

• Evaluatie van het proces 'opmaak meerjarenplan' (zie boven).
• De te volgen procedure bij het overlijden van een actieve medewerker werd op punt gezet.
• Een draaiboek calamiteiten ICT werd opgemaakt.
• De richtlijnen rond gebruikersbeheer werden aangepast.

Thema: rapportering

• Projectleiders kregen opleiding rond projectmatig werken in Pepperflow.
• Nagenoeg alle indicatoren werden onderbouwd en gedocumenteerd met indicatorfiches . 
• De principes van de opvolgingsrapportering werden goedgekeurd.

Thema: implementatie nieuwe organisatiestructuur

• De deskundige veiligheid kwam in januari in dienst
• De tweede denktank onderwijs vond plaats om 5 februari. Hierin werden deelprojecten rond onze actor- en regierol in het onderwijs te bepalen
• De functies "support technieken en aanbestedingen" en "teamcoördinator cultuurbeleid en toerisme" werden open verklaard.

Thema: welzijn op het werk

• In het kader van sporten na het werk vond de lessenreeks HIIT plaats van 10 maart tot 16 juni
• Het nieuwe jaarprogramma van 't Zal Welzijn werd voorgesteld op 2 april. Een nieuw initiatief "darts@work" werd hier opgestart: 1 keer per maand tijdens de middagpauze kunnen medewerkers het tegen elkaar opnemen in de Sporthal.
• Medewerkers konden een Welzijnsscan laten uitvoeren  om stappen te zetten naar een gezondere levensstijl.
• Een twintigtal medewerkers kreeg de gelegenheid om na werktijd een loop-lactaattest te doen om inzicht te krijgen in persoonlijke trainingszones op basis van hartslag en inspanning.
• Op 19 mei werd een webinar rond digital detox aangeboden.  Met dit webinar kregen medewerkers inzicht in hoe constante digitale prikkels ons welzijn, onze focus en productiviteit beïnvloeden en ook tips om bewuster en gezonder om te gaan met schermen. Dit webinar werd opgenomen en staat op intranet.
• In het traject voor leidinggevenden ging het in Q1 over het belang van rollen binnen het team. Duidelijke rollen zorgen voor meer eigenaarschap, betere samenwerking en minder ruis. In Q2 was "verbinding  in een efficiënte overlegcultuur" het thema. Leidinggevenden kregen tips voor concrete technieken om vergaderingen korter, waardevoller en verbindender te maken.
• Een nieuw e-learningplatform werd aangekocht en zal na de zomer geïmplementeerd worden.

Thema: Informatiebeheer

• Projectfiche voor aangetekend verzenden werd goedgekeurd door het MT.
• Projectfiche voor serieregister werd goedgekeurd door het MT.
• Project digitalisering bevolkingsfiches werd opgestart.
• De aankoopprocedure voor een archiefbeheersysteem werd opgestart.
• De opschoning van de sociale dossiers ging verder.
• Substitutieprocedure voor inkomende post is in opmaak.
• Voor de maturiteitsmeting van de mappenstructuur werd een analyse uitgevoerd..
• Voor het overzetten van "oude" bestanden naar de nieuwe mappenstructuur werd de deadline vastgelegd op 31/12/2026.

Aantal opleidingen projectmatig werken Aantal projecten geregistreerd in Pepperflow Aantal processen die (deels) gedigitaliseerd werden Meldingen en klachten

Realisatiegraad gemeente en OCMW eerste semester 2026

		Krediet 2026	Geboekt_Q2_2026	Realisatiegraad Q2 2026 (percentage)
E	Exploitatie
Ontvangsten		13.761,00	0,00	0,00
Uitgaven		1.515.088,98	793.333,99	52,36
Totaal Exploitatie		-1.501.327,98	-793.333,99	52,84
I	Investering
Uitgaven		2.079.160,01	48.492,14	2,33
Totaal Investering		-2.079.160,01	-48.492,14	2,33